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计通宝项目资料管理解决方案

作者:admin   发布时间:2018-01-05 13:43

计通宝项目文件资料管理解决方案


1.企业项目文件资料解决方案
       企业的项目文件资料,是企业的的重要组成部分。随着企业业绩的增长,企业的电子文件数量急剧增长,合同文件,工程实施期间各种项目文档,售后服务中各种海量资料,且很多资料在不同的岗位人员之间相互使用,一个项目的合同订单、工程实施以及售后之间相互关联,数据共享、资料储存等的需求日益迫切。
      计通宝工程项目管理软件,提供项目资料从电子文件的分类管理和长期保存,与销售业务、工程项目、售后等文档资料保存、浏览、下载、实现资料数据共享。帮助企业分类整理,各项资料。企业系统使用人员可以通过手机APP,或者是电脑,随时随地的上传或者查看项目合同资料,帮助企业实现协同办公。计通宝系统为数据安全考虑,支持上传不可以编辑更改的文件格式。
 
2.定义项目文档
先将企业的文档分为三大类:
1)合同文件:公司签订的项目合同资料为第一类。
我们可以根据合同文件类型细分成:合同文件、项目文件、解决方案这三类。或者根据自己的需要创建细分成更多的种类。
2)项目文件:工程项目实施中的各类文件为第二 类。
项目实施期间的文件可以包含很多,根据自身需要创建类型。如:开工单、施工单、验收单、培训表、项目交接清单、货物签收单、数据库备份、施工日志等等。
3)其他文件:售后服务、项目巡检、发货清单等文件归纳为第三类。
售后服务和项目巡检等综合打包整理在这里。我们可以自定义所需要的类型文档,如:项目发货清单、中断报告、售后服务处理清单、售后巡检清单、售后回访清单等等。

3.文档上传
1)合同文件上传
系统操作人员将整理好的合同附件,通过合同管理页面上传到系统中。合同文件系统保存在资料管理模块中的合同文件中。




2)项目文件上传
在工程实施界面系统操作人员将整理好的项目施工报告、项目清单等上传到计通宝系统。选择相应的项目,点击上传,选择相应的附件类型,点击上传既可完成项目施工期间的文档上传。项目文件系统保存在资料管理模块中的项目文件中。


3)其他文件上传
发货清单上传,项目发货期间的发货清单可以通过手机APP直接拍照上传或在PC端上传。


售后服务、巡检、回访等过程中的文档资料,上传到计通宝系统中。系统会将这一类资料统一归类到其他文件中。

                                                                                售后服务资料上传


4.文件实时共享:项目资料随时查阅,数据信息及时共享。
1)项目交付前的合同文档和项目文档都可以实现资料共享。
2)在授权许可下,点击项目名称的链接,可以随时随地,通过手机或电脑,快速查阅对应合同和项目文件。电子文件的统一规范管理,快速掌握项目整体情况。


5.资料精确查询:
    项目期间所有的资料系统会自动分到资料管理模块,如需要找某一个项目资料,在资料管理模块,通过搜索关键词模糊查找或者是通过高价查询相关提示查找。
1)合同文件查询:授权许可下,可按时合同名称、文件名称、合同类型、合同文件类型、签订时间、业务员等等进行单项或组合的灵活精准查询,轻松的汇找到相关合同附件。


2)项目文件查询:授权许可下,可按合同名称、项目名称、文件名称、项目文件类型签订时间、业务员等等进行单项或组合的灵活精准查询,对相关项目资料文档整理保存。


3)其他文件查询:授权许可下,可按时合同名称、项目名称、文件名称、文件类型、签订时间、业务员等等进行单项或组合的灵活精准查询,对相关项目资料文档整理保存。


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